“Hai điểm đầu tiên thì còn có thể hiểu được, nhưng chúng chỉ giải thích được lý do tại sao bạn nghi ngờ về giáo viên thuộc lực lượng Cảnh sát Chiết Giang mà thôi. Tại sao bạn lại chọn anh ta làm mục tiêu cụ thể? Trong danh sách của hai người, có rất nhiều người trùng hợp nhau; việc dùng thông tin từ khu vực phía bắc Hàng Châu để giải thích cũng quá phi lý. Hơn nữa, trong những thông tin mà Nguyễn Văn Bang đã cung cấp, ngay cả khi chỉ xét trong số các giáo viên, anh ta cũng không hề có điểm gì đặc biệt cả – chỉ là mối quan hệ khá thân thiện mà thôi. Có vẻ như bạn chưa xem xét đến những thông tin liên quan đến Nguyễn Văn Bang khi nghi ngờ về anh ta!”

Lâm Mặc cười và nói: “Trưởng phòng ơi, tình hình của Zhao Zhongshi đã đủ đặc biệt rồi. Xét về thành tích học tập và hoạt động trong khóa huấn luyện, không có một giáo viên nào quen biết với anh ta cả. Những người giáo viên và nhân viên mà anh ta cung cấp trong danh sách đều là những người bình thường trong lực lượng Cảnh sát Chiết Giang. Có lẽ họ chỉ muốn duy trì mối quan hệ với gia đình Zhao vì gia đình này có một số mối quan hệ quan trọng trong giới chính trị tỉnh Chiết Giang mà thôi.

Mặc dù tình hình của Zhao Zhongshi khác với Nguyễn Văn Bang, và anh ta đã cố gắng che giấu điều gì đó khá tốt, nhưng nếu chúng ta dành thêm thời gian để điều tra kỹ lưỡng, vẫn có thể tìm ra câu trả lời. Vấn đề vẫn là: tại sao tình hình của anh ta lại đáng để chúng ta bỏ công sức điều tra đến vậy?

Dù chúng ta vẫn chưa chắc chắn nguyên nhân đặc biệt nào khiến anh ta trở nên đặc biệt như vậy, nhưng vì tình hình của anh ta thật sự đặc biệt, điều đó cũng chứng tỏ rằng những thông tin mà anh ta cung cấp có giá trị cao hơn so với những thông tin khác. Chúng ta nên coi những thông tin đó là trọng tâm trong quá trình xem xét.”

“Tôi hiểu ý bạn rồi. Bạn muốn nói rằng, dựa vào thành tích học tập và hoạt động của Nguyễn Văn Bang, việc người khác chú ý đến anh ta là điều hoàn toàn hợp lý. Nhưng với Zhao Zhongshi thì khác; việc anh ta bị theo dõi có thể xuất phát từ những lý do đặc biệt nào đó, và những lý do đó đáng để chúng ta đi sâu tìm hiểu, bởi vì có thể sẽ phát hiện ra những điều có giá trị, đúng không?”

“Đúng vậy…” Lâm Mặc gật đầu và bổ sung: “Người giáo viên đó chính là người đặc biệt nhất trong danh sách mà Zhao Zhongshi cung cấp. Đầu tiên, anh ta không có mối quan hệ cá nhân nào đặc biệt với Zhao Zhongshi, chỉ là mối quan hệ giữa giáo viên và học sinh bình thường mà thôi.

Thứ hai, anh ta cũng là người duy nhất trong số ba người mà Zhao Zhongshi gặp phải trong những chuyện rắc rối đó và có thể phát hiện ra

Từ Cố Dục gật đầu, ra hiệu cho Đỗ Minh Thắng ghi chú những điểm quan trọng, sau đó tiếp tục hỏi: “Còn phát hiện thấy vấn đề nào khác không?”

“Thực sự còn một điều đáng ngờ… Thời điểm kẻ địch ép buộc Nguyễn Văn Bang và Zhao Zhongshi xảy ra khá trùng hợp; đúng lúc chúng ta vừa phá giải được vụ án liên quan đến ‘chuột chũi’ trong cơ quan này. Tôi cảm thấy lần này kẻ địch có lẽ đã hành động một cách bất ngờ.”

“Về việc hành động một cách bất ngờ thì có thể khẳng định được rồi. Cậu nghĩ điều gì đang ẩn sau chuyện này?”

“Đúng vậy…” Lâm Mặc gật đầu và giải thích: “Dù Nguyễn Văn Bang và Zhao Zhongshi đã tốt nghiệp sớm, nhưng thời gian đến khi họ chính thức tốt nghiệp cũng không còn lâu nữa. Nếu mục đích của kẻ địch là ép buộc họ làm việc gì đó, họ hoàn toàn có thể hành động ngay từ trước đó, chứ không cần phải đợi đến lúc đó.”

Nói cách khác, nếu không phải vì công tác chống gián điệp của chúng ta đạt được những tiến triển, có lẽ kẻ địch sẽ không dự định ép buộc hai người này. Việc họ biết được điểm yếu của họ nhưng lại không quyết định tận dụng, chỉ có thể chứng tỏ rằng kẻ địch đang có những kế hoạch sâu xa hơn. Liệu họ có sợ rằng những hành động của mình sẽ bị chúng ta phát hiện không? Kế hoạch đó có phải là để tiếp tục thu thập thông tin về các học viên trong khóa đào tạo hay là điều gì khác? Dù kế hoạch đó là gì đi nữa, vì chúng ta đã kiểm soát được lực lượng cảnh sát Chiết Giang và đã trở thành mối đe dọa đối với họ, thì chắc chắn kế hoạch đó là nhắm vào chúng ta. Chúng ta phải tìm ra những kẻ đứng đằng sau và loại bỏ mối đe dọa này ngay từ đầu.”

Từ Cố Dục lại gật đầu, ra hiệu cho Đỗ Minh Thắng tiếp tục ghi chép, sau đó tự mình hỏi thêm ý kiến của những người khác có mặt tại đó. Cuối cùng, ngay cả bản thân ông cũng đưa ra một số bổ sung trước khi chia tay với Mao Khởi Minh.

Mao Khởi Minh nhìn Lâm Mặc một cái, sau đó thì thầm vài câu vào tai Từ Cố Dục. Khi ra khỏi phòng, Từ Cố Dục đã truyền đạt lại những lời đó cho Lâm Mặc, rằng Mao Khởi Minh có một số vấn đề muốn thảo luận với anh ấy và hy vọng Lâm Mặc sẽ ở lại thêm một lúc nữa.

“Gần đây chúng ta đã gây ra khá nhiều sự chú ý; có rất nhiều người đang theo dõi chúng ta, và công lao của chúng ta cũng đã được ghi nhận đủ rồi. Lần này, tôi dự định sẽ giao vụ án này cho nhóm khác tiếp tục xử lý. Vì vậy, cậu hãy ở lại thêm một lúc nữa nhé!”

Nếu có thể giúp đỡ thì hãy làm đi; sau này chúng ta sẽ phải làm việc độc lập mà, nên cơ hội tiếp xúc với họ cũng không nhiều. Giúp đỡ họ một chút cũng không hại gì cả.” “Tôi hiểu rồi…” Lâm Mặc trả lời nhỏ nhẹ, sau đó bàn với Từ Cố Dục về cách xử lý các hồ sơ liên quan đến cây ô liu.

“Tôi sẽ truyền đạt những ý kiến của bạn cho họ, nhưng vì việc này đã được giao cho người khác phụ trách rồi, nên cách họ xử lý cụ thể thì thuộc về quyết định của họ. Liệu họ có chấp nhận hay không chỉ tùy vào sự lựa chọn của họ thôi.”

“Tôi hiểu rồi…” Lâm Mặc gật đầu và nói thêm: “Nhưng trưởng phòng ơi, không biết lần này họ vì lý do gì mà vội vàng hành động như vậy… Tôi cảm thấy vẫn còn nhiều chi tiết trong những hồ sơ này đáng để chúng ta tìm hiểu kỹ hơn. Xin trưởng phòng hãy nhắc nhở họ sau khi hoàn thành công việc, hãy ghi chép lại từng bước hành động, kết quả điều tra, những gì họ phát hiện ra… để sau này cần thiết có thể tham khảo lại.”

“Về điểm này thì không thành vấn đề đâu… Nhưng tôi muốn bạn nhớ một điều: Việc muốn mọi việc diễn ra suôn sẻ là điều tốt, nhưng đừng vội vàng đưa ra ý kiến của mình, nhất là đối với những người không xứng đáng để bạn phải tốn công sức nói chuyện với họ. Nếu có thể tránh được thì tốt nhất, đừng để họ đổ lỗi cho bạn sau này.”

“Cảm ơn trưởng phòng đã nhắc nhở…” Lâm Mặc gật đầu nghiêm túc. Anh hiểu rõ ý của Từ Cố Dục; có lẽ người được giao trách nhiệm lần này không đáng tin cậy lắm, và anh không muốn mình gặp rắc rối gì. Mặc dù điều này khiến anh cảm thấy lo lắng, nhưng hiện tại anh cũng không thể làm gì được nữa… Dù sao thì lời nhắc nhở của Từ Cố Dục cũng cho thấy anh không mấy hài lòng với việc này, nhưng vẫn buộc phải chấp nhận.

Sau khi tiễn Từ Cố Dục và những người khác về, Lâm Mặc cùng Dương Hải Thành trở lại văn phòng. Nguyễn Văn Bang, Zhao Zhongshi và những người khác trong phòng hồ sơ đã theo Từ Cố Dục về trụ sở để tiếp tục cuộc điều tra, và nơi này lại trở về trạng thái ban đầu như khi hai người đến đây.

Mao Khởi Minh nhiệt tình mời hai người ngồi xuống, rót trà và nói vài lời khách sáo, sau đó mới nói: “Trước đây tôi đã nghe em Lin nói về một số ý kiến liên quan đến việc bảo quản hồ sơ, và bây giờ tôi càng nghĩ càng thấy chúng có lý. Vì sự việc này xảy ra, tôi thực sự cảm thấy mình còn nhiều thiếu sót trong công tác quản lý hồ sơ. Vì em Lin có những ý kiến quý báu như

“Không dám nhận, không dám nhận…” Lâm Mặc vội vàng lắc tay nói: “Tôi cũng chỉ đứng từ góc độ người quan sát mà thôi, nói vài lời thôi, làm sao dám nhận những lời khen ngợi này được? Giám đốc Mao…”

Khi Lâm Mặc nhắc đến Giám đốc Mao, Mao Khởi Minh lập tức cau mày, tỏ ra không hài lòng. Lâm Mặc đành bất đắc dĩ nói: “Nếu Giám đốc Mao không để ý, thì tôi xin phép được gọi anh là anh trai.”

“Còn ngại với tôi à? Lúc nãy tôi nghe Trưởng phòng Xu nói rằng gia đình anh cũng có nguồn gốc từ đây, nếu tính kỹ lại, chưa chắc chúng ta có liên quan gì đến nhau đấy. Hơn nữa, tất cả chúng ta đều làm việc dưới sự chỉ đạo của ông chủ, coi như là người trong nhà vậy. Gọi Giám đốc Mao là anh trai, người ngoài không biết còn tưởng tôi già lắm đấy!”

“Đúng đúng đúng…” Khi đối phương đã nói đến mức này, nếu anh ta không biết ơn, thì thật là không biết điều gì là đúng đắn. Dù sao thì việc tỏ thái độ khiêm tốn như vậy cũng đã làm cho Lâm Mặc cảm thấy được tôn trọng rồi.

“Anh trai Mao, chúng ta cũng đừng qua loa. Anh muốn biết thông tin về khía cạnh nào cụ thể? Nếu tôi có thể nghĩ ra bất cứ điều gì, tôi sẽ nói hết cho anh biết.”

Nghe vậy, Mao Khởi Minh gãi đầu, có vẻ hơi ngượng ngùng và nói: “Em Lin, thực ra tôi cũng không thể nói rõ cụ thể là vấn đề gì. Chỉ là tôi cảm thấy mình làm công việc không tốt lắm, nhưng lại không biết nên bắt đầu từ đâu.”

“Anh trai Mao đùa thôi…” Lâm Mặc đáp lại, sau đó cau mày suy nghĩ một lúc mới tiếp tục nói: “Nếu anh không chỉ định rõ hướng đi cụ thể, thì tôi sẽ nói theo những gì mình nghĩ ra.”

Với vai trò là nơi tập trung và lưu trữ các tài liệu, thông tin, bí mật của cơ quan tình báo, vấn đề bảo mật và an toàn chắc chắn là yếu tố quan trọng nhất. Tôi xem xét những vấn đề này thành hai nhóm chính: một nhóm liên quan đến nhân viên, và một nhóm liên quan đến cơ sở vật chất.

Về phía nhân viên, tức là những người làm việc trong phòng lưu trữ tài liệu, không chỉ cần tăng cường việc kiểm tra và đánh giá họ mà còn cần nâng cao các biện pháp bảo mật liên quan. Tốt nhất là thiết lập một hệ thống quy định, thủ tục và quyền hạn nghiêm ngặt, để kiểm soát chặt chẽ mọi hành động và thông tin mà nhân viên có thể tiếp cận được.

Ngoài ra, cũng cần quy định, yêu cầu và áp dụng các biện pháp xử lý đối với các mối quan hệ cá nhân trong và ngoài đơn vị. Không phải là không được có mối quan hệ cá nhân, nhưng vì họ đang ở trung tâm thu

Một điểm nữa là cần phải duy trì sự ổn định trong nhân sự tại văn phòng lưu trữ hồ sơ. Sự ổn định này không có nghĩa là không thăng chức hay không điều chuyển công việc, mà là cố gắng chỉ thực hiện các thao tác thăng chức/diệu chuyển bên trong hệ thống lưu trữ hồ sơ, tránh việc đưa những người nắm giữ nhiều thông tin quan trọng ra ngoài, đặc biệt là những người có quyền hạn cao; như vậy mới tránh được những vấn đề nghiêm trọng. Những người này có thể sẽ phải tiếp tục làm việc bên trong hệ thống lưu trữ hoặc các cơ quan cấp trên suốt cuộc đời mình.

Về vấn đề địa điểm, theo nghĩa đen thì cần phải thiết kế lại hoặc xây dựng lại không gian làm việc của văn phòng lưu trữ hồ sơ để có thể bảo quản các tài liệu mật một cách tốt hơn và an toàn hơn.

Nếu nhìn sâu hơn, thì trong quá trình thiết kế không gian mới này, cần phải xây dựng các quy định, chính sách, biện pháp, công cụ phù hợp, cùng với các thiết bị mới, nhằm phát huy tối đa hiệu quả của không gian đó.

“Nghe bạn nói như vậy, tôi đã bắt đầu hiểu rõ hơn về vấn đề nhân sự rồi, nhưng về vấn đề không gian làm việc này, tôi thực sự không nghĩ ra được cách nào để giải quyết. Bạn có thể giải thích chi tiết hơn cho tôi không?”

Lâm Mặc nghe vậy liền trả lời: “Điểm then chốt khi nói đến không gian làm việc chính là vấn đề lưu trữ thông tin, tài liệu, hồ sơ. Về mặt an ninh và bảo mật, điều quan trọng nhất là phòng chống trộm cắp và có khả năng di chuyển hoặc tiêu hủy các tài liệu một cách nhanh chóng khi cần thiết. Việc thiết kế lại không gian có lẽ chỉ giúp giải quyết vấn đề phòng chống trộm cắp và di chuyển; còn nếu xây dựng mới thì có thể bổ sung thêm các biện pháp tiêu hủy nhanh chóng.”

“Nhìn bạn trả lời một cách nhanh gọn như vậy, chắc hẳn bạn còn nhiều ý tưởng khác nữa. Bạn hãy giải thích chi tiết hơn cho tôi về cách thức xây dựng mới này.”

Lâm Mặc nghe vậy, không khỏi cười buồn, nhưng vẫn cố gắng tổ chức lại lời nói của mình và trả lời: “Việc xây dựng mới chủ yếu là bổ sung thêm các biện pháp tiêu hủy nhanh chóng. Có rất nhiều cách tiêu hủy khác nhau, nhưng tôi đã nghĩ ra một phương pháp tiêu hủy nhanh chóng dựa trên cấu trúc kiến trúc; tôi sẽ giải thích chi tiết về phương pháp này.

Công trình chính nên được xây dựng thành những tòa nhà hình cột có từ ba đến bốn tầng trở lên; có thể là cột tròn hoặc cột vuông đều được. Tường được xây dựng bằng bê tông hoặc gạch đá nhiều tầng; cửa sổ nên được thay thế bằng những cửa sổ nh

Ngoài ra, ở mặt ngoài kính tốt nhất nên lắp thêm vài lớp lưới mịn; một mặt để ngăn ánh sáng phản chiếu từ kính trở thành mối nguy hiểm trong những tình huống khẩn cấp, mặt khác để giảm bớt lượng ánh sáng đi vào công trình, từ đó ngăn chặn nguy cơ quá nhiệt hoặc gây ra hỏa hoạn.

Bên ngoài công trình chính có thể xây dựng thêm một vòng các công trình phụ, theo hướng vuông góc với bức tường chính có thể dùng gạch đá hoặc bê tông để làm rào cản; nhưng theo hướng song song thì không nên sử dụng vật liệu này. Đề xuất nên chọn kính, lan can thép hoặc vách ngăn bằng gỗ tùy theo tình hình cụ thể. Không nên sử dụng quá nhiều tầng vách ngăn bằng gỗ, hoặc nên để lại một lối đi rộng thông ra bên ngoài.

Vòng các công trình phụ này chủ yếu dùng để tiếp nhận khách hàng từ bên ngoài. Nên sử dụng lan can sắt và kính để ngăn cách chúng với công trình chính; có thể kết hợp sử dụng nhiều lớp kính hoặc kính một chiều để cách âm và ngăn tầm nhìn. Công trình chính không nên cho phép người ngoài vào; chỉ cần thiết kế một số cửa sổ để tiếp nhận và xử lý công việc là đủ. Vì công việc của các bạn tương đối đơn giản, chủ yếu là tiếp nhận và lấy các loại tài liệu, nên những cửa sổ này đã đủ để xử lý hầu hết các công việc.

Có thể phân chia các khu vực được ngăn cách theo hướng vuông góc thành các khu vực xử lý công việc có chức năng khác nhau, như phòng nộp tài liệu, phòng lấy tài liệu… Phòng lấy tài liệu cũng có thể được chia thành nhiều phòng riêng biệt tùy theo loại tài liệu. Đối với những tài liệu nhạy cảm, cần bảo mật cao và không thuận tiện để mang đi, có thể thiết lập các khu vực riêng biệt để mọi người có thể tra cứu tại chỗ.

Ngoài ra, đề xuất nên chia phòng lưu trữ tài liệu thành hai nhóm chính: một nhóm chịu trách nhiệm lưu trữ và lấy tài liệu, nhóm còn lại chịu trách nhiệm tiếp nhận và xử lý công việc kinh doanh. Nói một cách đơn giản, nhân viên làm việc tại công trình chính và nhân viên làm việc tại các công trình phụ sẽ phụ trách những công việc khác nhau; điều này giúp giảm số lượng người có thể tiếp cận hoặc nắm giữ thông tin mật.

Ví dụ, trước khi lấy tài liệu, người đến cần phải đăng ký và báo cáo bên ngoài. Bạn có thể cung cấp cho nhân viên tiếp nhận một cuốn danh mục để họ tìm kiếm các loại tài liệu cần lấy. Mỗi loại tài liệu đều có một mã số riêng; người đến cần phải nhận được mã số đó mới có thể đến cửa sổ để lấy tài liệu tương ứng.

Nhờ vậy, mặc dù nhân viên tiếp nhận biết mã số tương ứng với tài liệu nào, họ cũng không thể tự ý lấy tài liệu đó; trong khi đó, người lấy tài liệu chỉ biết mã số mà không biết thông tin chi tiết về tài liệu đó. Như vậy, thông tin sẽ được ng